こんにちは！やまとです。
今回のコラムは、「会社の会議長すぎ問題」について時論をまとめました。
半年前ですが、このような記事を見つけました。
逃げ出したい｢ムダ会議｣を効率的に減らす裏技 | リーダーシップ・教養・資格・スキル | 東洋経済オンライン | 社会をよくする経済ニュース
筆者自身も去年から昇格し、役職が付いたことにより、月1回の会議に出席することになりました。
そこでは、ただただ無駄な発表を繰り返し、重要な議題は５分くらいしかない非常に無駄な会議をしていると感じました。
大企業とは違い、中小企業においては、役職が付いていようが、プレーイングマネージャーとして現場でバリバリ働いている為、無駄な時間は命とりなのです。
世界各国との会議の違い
日本企業の会議は、世界から見ても長いとされています。
それには、日本と海外の会議に対する考え方の違いがあるのです。
- 意思決定のプロセス:
日本企業: コンセンサスを重視し、全員の意見がまとまるまで議論が続くことが多い。
世界各国: より結果重視で、議論の最後に意思決定者が最終決定を下すことが一般的。 - 会議時間:
日本企業: 会議時間が長い傾向があり、綿密な議論が行われることが一般的。
世界各国: 効率的で短い会議が好まれることが多く、結果重視の議論が行われる。 - 資料の使用:
日本企業: 会議で詳細な資料を使用することが一般的で、事前に配布されることも多い。
世界各国: シンプルな資料やプレゼンテーションを使用することが一般的。
上記の内容は、筆者の会社でも当てはまることが多いです。
具体的な内容と対策についてまとめました。
資料を読むだけ
会議の前にそれぞれ資料を作成し、出席者に配布されます。
一人ずつ一か月の進捗を報告するためです。
その報告では、資料に書いてあることをただ読んでいるだけの上司ばかり。
決められた時間の中で、円滑に会議を進めるには不必要な時間なのです。
だって資料に書いてあるのだから。
対策
- 発表時は、資料は簡潔に記載し、重要な付け加えの部分を報告。
- あとは、「資料に記載している通りになります。」で終了
時間にすると２分～３分程度。
気になった部分は、質問形式に持っていき、最低限の時間で終わらせるようにしています。
時間を守れない
筆者の会社では、発表時間が一応決まっています。
最初の１か月は、時間を計りながら進めていましたが、近頃はそれも無くなり、フリータイムのようになっています。
特に目立つのが、社歴20年以上の上司です。
もちろん、筆者のような若手より報告事項が多い部分はあると思いますが、それをいかに簡潔に報告することが必須のはずです。
10分以上資料を音読されると、睡魔との戦いに集中してしまいます。
部内での質問事項や現場の意見を共有する時間が無いため、社内改善が進まないのです。
対策
- 自分の発表時間は守る
- ぶっつけ本番で会議に臨むのではなく、資料作成時に報告内容や流れを一通り考えておく
結果、会議だけでなく、普段の業務でも無駄な時間を使わないよう意識するため、毎日定時で退社できるようになっていますね。
会議中のサポートがない
大企業の場合、管理職の現場作業はほぼありませんが、中小企業の場合はプレーイングマネジャーがほとんど。
筆者の場合は、会議中は業務が止まります。他部署からの急ぎの案件対応もできません。
なぜなら、1人1業務を担当している為、誰もサポートが出来ないから。
会議が終わると、仕事が溜まっていることが当たり前。
対策
- 会議の日時から逆算して仕事を進めておく。
- 会議前には、部下に明確な指示をする。
まとめ
今回は、中小企業における「会議が長すぎる問題」について述べました。
日本企業の会議は世界的にも長いとされ、中小企業ではプレーイングマネージャーが多いため、無駄な会議時間は業務に大きな影響を与えます。
中小企業における会議の効率化は、業務改善と従業員の生産性向上に繋がる重要な課題です。
スウェーデンでは「フィーカ」と呼ばれるコーヒーブレイクが導入されており、会議の効率化が図られています。
アメリカ合衆国では、会議は効率的で結果重視であることが重要視されています。
他国の時間に対する向き合い方を学び、会社だけでなく、私生活で応用できれば、人生はもっと豊かになるのではないだろうか。
それでは！
